Het zal je als IT’er maar overkomen: Je bedrijf maakt nog geen gebruik van data integratie, en je moet alle processen rondom data inwinning en -integratie zelf handmatig bijhouden. Zonde van de tijd! En er gaan wellicht waardevolle gegevens verloren…
Dat is precies waar slimme data integratie, ook wel data integration genoemd, om draait. Al je verschillende datasoorten vanuit diverse systemen aan elkaar koppelen, om zo als IT én management team efficiënter en schaalbaarder te werken, op basis van real-time inzichten.
In deze blog vertellen we je alles over de kracht van data integratie, en hoe je dit zelf kunt bewerkstelligen. We beginnen met een definitie.
Wat is data integratie?
Data integratie is eigenlijk een verzamelterm van verschillende vormen en onderdelen, zoals ETL software, EDI integratie en data automatisering. In essentie draait het om het harmoniseren van verschillende gegevens en bronnen om zo een compleet beeld van de IT-omgeving te creëren. Denk bijvoorbeeld aan voorraad, verkoop, financiën, klantgegevens en operationele processen.
Zonder actuele stand van de voorraad kan een webshop bijvoorbeeld niet aangeven welke producten wel of niet te bestellen zijn, en zonder uitgebreide klantgegevens kan een transportbedrijf niet de meest efficiënte route berekenen.
Vergelijk data integratie met een druk verkeersknooppunt. Het doel van het knooppunt is om een soepele doorstroming van het verkeer te garanderen. Verkeer gaat namelijk niet maar één richting uit, verschillende verkeersgangers gaan verschillende kanten uit, komen onderweg obstakels tegen, en moet anticiperen op het gedrag van tegenliggers. Het knooppunt vermindert risico’s op een ongeluk en zorgt voor een overzichtelijke verkeerssituatie. Op een soortgelijke manier organiseert data integratie de verschillende data stromen in een organisatie.
Deze manier van werken heeft een aantal serieuze voordelen:
Voordelen van naadloze data integratie.
Wanneer gegevens vlot en zonder haperingen door het integratieproces stromen, ontstaat er een consistent en actueel beeld van de bedrijfsactiviteiten. Dit betekent onder andere dat besluitvormers toegang hebben tot real-time informatie en dat levert een aantal voordelen op, zoals:
- Klanttevredenheid
- Efficiëntie
- Kostenbesparing
- Flexibiliteit & wendbaarheid
- Transparantie
Klanttevredenheid
De naadloze digitalisering en automatisering van klantprocessen verbetert de communicatie. Het optimaliseert de klantervaring. Want klanten verwachten snelle reacties en betrouwbare informatie. Zelfs als processen zich uitstrekken over verschillende systemen.
Efficiëntie
Digitalisering en slimme, digitale technologieën stellen machines in staat om routinetaken effectiever uit te voeren dan mensen dat kunnen. Geautomatiseerde processen kunnen eenvoudig naast elkaar worden uitgevoerd, zijn tijdzone-onafhankelijk, minder foutgevoelig en verwerken data sneller.
Kostenbesparing
Digitalisering vergroot de IT-competentie van alle teams. Het helpt bestaande interne middelen te gebruiken voor ontwikkeling. Stap uit de ivoren toren en in de no-code filosofie. Want no-code betekent ontwikkelen zonder codeervaardigheden. Zo kan iedereen betrokken raken bij digitale projecten. Geen uitbesteding en onnodige kosten meer.
Flexibiliteit & wendbaarheid
Digitale ecosystemen verbinden zakelijke partners via een technisch platform en bundelen collectieve intelligentie. En dankzij data-integratie en procesautomatisering vinden ze flexibele antwoorden op veranderende marktomstandigheden en maatschappelijke uitdagingen.
Transparantie
Digitalisering zorgt voor transparante processen. Het levert informatie in real-time met sensoren, apps en scanners. Over alle transacties, langs de hele supply chain, voor alle partners. En meer transparantie betekent meer inzicht. Wat intelligente gegevensanalyses mogelijk maakt voor goede beslissingen.
Je kunt data integratie al succesvol implementeren aan de hand van een aantal eenvoudige stappen.
Stappenplan voor succesvolle data integratie.
Data integratie kun je bewerkstelligen aan de hand van de volgende 10 stappen:
Stap 1: Doelstellingen Bepalen
Definieer duidelijke doelstellingen voor data-integratie, zoals het verbeteren van rapportage, besluitvorming of operationele efficiëntie. Bepaal vervolgens welke gegevens moeten worden geïntegreerd en welke bronnen en systemen bij de integratie betrokken zijn.
Een strategie heeft meerdere voordelen. Allereerst definieert het duidelijke doelen, waardoor alle betrokkenen weten wat er moet worden bereikt. Ten tweede identificeert het prioriteiten, waardoor het team zich kan concentreren op de meest cruciale integraties. Bovendien bepaalt het de benodigde middelen, wat essentieel is om succesvol te zijn.
Stap 2: Team Samenstellen
Wijs een projectteam aan dat verantwoordelijk is voor data-integratie. Dit team moet bestaan uit leden met technische, zakelijke en domeinkennis.
Hier zit direct een grote uitdaging: De kloof tussen IT-teams en bedrijfsteams. IT-teams begrijpen de technische aspecten van data integratie, daar waar de bedrijfsteams de context en behoeften van de organisatie begrijpen. Open communicatie en samenwerking tussen deze twee groepen is van cruciaal belang voor een succesvolle integratie.
Ook is het wijs om bijvoorbeeld voor no-code software oplossingen te kiezen. Op die manier kunnen ook de bedrijfsteams werken in de integratiesoftware, en zijn zowel zij als het IT-team niet afhankelijk van mensen met zeldzame codeervaardigheden.
Stap 3: Technologie Kiezen
Selecteer data-integratietools en -technologieën die het beste aansluiten bij de behoeften van de organisatie, zoals ETL (Extract, Transform, Load) tools, API-integratieplatforms of cloudoplossingen.
Een aantal belangrijke facetten om op te letten bij je keuze:
- Bruikbaarheid: Is de tool makkelijk te gebruiken en daarmee makkelijk te bedienen door iedereen op de IT-afdeling?
- Limieten: Zit er een limiet op het aantal integraties dat je kunt maken, of het aantal datastromen dat je aan elke integratie kunt koppelen?
- Prijs: Oplossingen van grote tech bedrijven als Microsoft en Salesforce zijn erg populair en duur, maar vaak hebben zij dezelfde functionaliteiten als goedkopere alternatieven.
Je kunt een of verschillende oplossingen los aanschaffen, maar er zijn ook platformen die al deze tools in één aanbieden, zoals bijvoorbeeld Lobster.
Stap 4: Data Mapping en Transformatie
Identificeer de verschillende gegevensbronnen en definieer hoe de gegevens van de ene bron moeten worden gemapt naar de structuur van de doelbron. Pas de nodige transformaties toe om ervoor te zorgen dat gegevens compatibel zijn en voldoen aan de vereisten van de doeltoepassing.
Stap 5: Integratieprocessen Ontwikkelen
Creëer en implementeer integratieprocessen die regelmatig gegevens uit verschillende bronnen halen, transformeren en in de doeldatabase laden. Overweeg de automatisering van deze processen om efficiëntie te maximaliseren.
Bijkomend voordeel: Als de processen eenmaal staan, kun je ook anderen integraties laten maken als je daar zelf geen tijd voor hebt.
Stap 6: Beveiliging en Compliance
Implementeer beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat gegevens tijdens het integratieproces veilig blijven. Zorg ervoor dat de data-integratie voldoet aan wettelijke en branchegerelateerde regelgeving, zoals AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Stap 7: Testen en Validatie
Voer uitgebreide tests uit om te controleren of de data-integratie correct functioneert en aan de gestelde doelen voldoet. Los eventuele problemen op en optimaliseer de integratieprocessen.
Stap 8: Documenteren en Opleiden
Documenteer alle aspecten van de data-integratie, inclusief procesflows, transformaties en validatieregels. Zorg voor training van personeel om ervoor te zorgen dat ze de nieuwe geïntegreerde systemen en processen begrijpen en kunnen gebruiken.
Dit is bovendien belangrijk om de continuïteit in de organisatie te borgen. In veel bedrijven ligt de volledige verantwoordelijkheid, en daarbij alle kennis, bij één IT-persoon. Op het moment dat deze persoon ziek is, met vakantie gaat of een andere baan heeft gevonden gaat de kennis over de integraties verloren en hebben veel bedrijven een probleem. Wees daarop goed voorbereid.
Stap 9: Implementatie en Monitoring
Implementeer de data-integratie in de productieomgeving en houd de prestaties en betrouwbaarheid nauwlettend in de gaten. Stel monitoring- en waarschuwingssystemen in om eventuele problemen snel te identificeren en aan te pakken.
Je kunt monitoring software aanschaffen, of bij de meeste alles-in-één data integratie-platformen zit deze standaard inbegrepen.
Stap 10: Onderhoud en Evaluatie
Zorg voor voortdurend onderhoud en optimaliseer de data-integratieprocessen om te blijven voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie. Bijvoorbeeld, als een organisatie verwacht te groeien of zich op andere branches te focussen binnenkort, is het belangrijk dat ze kiezen voor een software die makkelijk op te schalen of anders in te stellen is.
Deze stap wordt vaak over het hoofd gezien, maar is een cruciaal aspect van data-integratie. Evalueer regelmatig de prestaties van de data-integratie in relatie tot de oorspronkelijke doelstellingen, en pas de strategie zonodig aan.
Op deze manier kun je binnen no-time je data stromen automatiseren, kies je voor de juiste tool, en zorg je ervoor dat je processen nog jaren meekunnen.
Conclusie
Data-integratie laat de kracht zien van het samenbrengen van gegevens uit diverse bronnen tot één samenhangend beeld van bedrijfsinformatie. Het biedt onmiskenbare voordelen, van verbeterde efficiëntie en hogere klanttevredenheid tot transparantie en wendbaarheid. Als IT-managers en zakelijke leiders, met een goed doordacht stappenplan en voortdurende toewijding, kunnen we deze kracht omarmen en transformeren hoe onze organisaties gegevens gebruiken, van chaos naar orde.
Laat data-integratie niet slechts een eenmalige inspanning zijn, maar een blijvende kracht die de toekomst van bedrijven vormgeeft. Het is de weg naar gegevensgestuurde groei, efficiëntie en succes.
Meer lezen over data integratie?
Lees dan één van onze case studies, bijvoorbeeld hoe sportkledingfabrikant Hummel haar bedrijfsbrede data integratie heeft geoptimaliseerd aan de hand van Lobster_Data.