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PVS ZEITSCHRIFT FÜR VERSICHERUNGSBETRIEBE

LOBSTER USE CASE: PVS

PVS ZEITSCHRIFT FÜR VERSICHERUNGSBETRIEBE

Diagnose: Datenheterogenität

Arztberichte, seitenweise Laborbefunde, Diagnosen, Operations- und Narkoseberichte, Fieberkurven, alles auf Papier, alles ein großer Wust – bei Patientenakten besteht häufig Optimierungsbedarf, zu realisieren mit der Datenintegrationssoftware Lobster_data.

6,45 Millionen Rechnungen jährlich bearbeitet der Dienstleister PVS, eine privatärztliche Verrechnungsstelle aus Mühlheim an der Ruhr für niedergelassene Ärzte, Kliniken und Labore. Das Unternehmen, das dieses Jahr sein 90-jähriges Bestehen feiert, geht deshalb den Weg der digitalen Transformation.

Weg von Papierbergen, hin zur digitalen Ära

Die Patientenakte als Basis für die Erstellung einer Abrechnung war lange Zeit ein Papierdokument mit vielen handschriftlichen Ergänzungen. Sämtliche Befunde, Arzt- und Narkoseberichte, Laborauswertungen, Fieberkurven wurden für die Rechnungsstellung entsprechend der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) ausgewertet und dementsprechend sämtliche Dokumente einzeln nach abrechnungsfähigen Leistungen durchsucht.

PVS nutzte Perl, eine Programmiersprache für die Verarbeitung von Texten aus verschiedenen Datenquellen. Da für dieses Programm jedoch nur wenige Mitarbeiter geschult waren, kam es bei personellen Ausfällen immer wieder zu Engpässen. Deshalb suchte PVS nach einer Software, die Perl ergänzen könnte.

So individuell der Patient, so individuell die Datenschnittstelle

Die große Herausforderung dabei war, dass PVS-Kunden mit unterschiedlichsten IT-Systemen und jeweils anderen Datenformaten arbeiten. Außerdem konnte die bislang genutzte Schnittstelle PAD (Privatabrechnung auf Datenträger) – obwohl Standard in der Privatabrechnung – mit einer Datei im ASCII Format und einer festen Satzlänge nicht alle notwendigen Informationen liefern. Ein Nachteil, der zeitintensive und häufig mühselige Nachbearbeitung erforderlich machte.

Zudem kam es zum Beispiel bei Krankenhäusern vor, dass diese zwar schon digitale Daten liefern konnten, aber nur in den Formaten Excel und CSV, einer Textdatei zur Speicherung einfach strukturierter Daten oder anderer nicht konformer Schnittstellen.

Dafür mussten jedes Mal die unterschiedlichen Schnittstellen neu programmiert werden. Erschwerend kommt hinzu, dass die Schnittstellen im Medical-Bereich nicht nach IT-Gesichtspunkten aufgesetzt, sondern in vielen Fällen von Kommissionen, Vereinigungen und politischen Vorgaben bestimmt werden.

Lobster Lösung

Für all diese Herausforderungen hat PVS beim Softwareunternehmen Lobster die ideale Datenintegrationslösung gefunden: Lobster_data. Die Software kann die unterschiedlichsten Formate einlesen, transformieren und verarbeiten, so dass die Rechnungen schnell, kostengünstig und vor allem korrekt wiedergegeben werden. Zeitaufwändiges Programmieren immer neuer Schnittstellen entfällt.

„Unser Ziel mit Lobster_data ist“, so Bruno Hesseling, Abteilungsleiter IT bei PVS, „möglichst viele schon vorhandene Datenformate anzubinden und zu verwenden. So werden zum Beispiel Adressen bereits in den Krankenhäusern elektronisch eingepflegt und können direkt für die Abrechnung genutzt werden.“ Auch Arztberichte liegen immer häufiger in digitalisierter Form vor.

„Für die Einbindung all dieser Daten ist Lobster_data die perfekte Lösung“, betont Hesseling. Die Software wurde von Lobster, Spezialist für Datenintegration, in Zusammenarbeit mit PVS auf die Standards im Gesundheitswesen ausgerichtet: Dank der vielseitigen, in Lobster_data standardmäßig integrierten Technologie gelang die Anpassung an die speziellen Anforderungen bei PVS ohne individuelle Programmierung. Nach einem Proof of Concept waren sich Sebastian Löhr, Fachinformatiker Systemintegration und zuständig für das Projekt und Bruno Hesseling einig, dass Lobster_data den richtigen Ansatz biete. Die Lösung überzeugte zudem durch eine einfach zu bedienende Drag-and-Drop-Handhabung und durch ihre rein grafische, konfigurationsbasierte Schnittstellenumsetzung. Aufgrund dieser Features können nun viele PVS-Mitarbeiter das System bedienen und benötigen dank der hohen Nutzerfreundlichkeit zur Einarbeitung nur eine zwei- bis dreitägige Schulung.

Schnittstellenmanagement von Lobster

Seit 2016 ist Lobster_data im Einsatz bei PVS. Löhr hat sich als verantwortlicher Ansprechpartner bei PVS ausführlich mit dem Projekt beschäftigt. „Das Tolle an Lobster_data ist auch die Standardprüfung“, äußert er sich begeistert, „Lobster_data prüft ausgehend von standardisierten Formatierungen, ob Daten fehlerhaft eingegeben wurden und gibt gegebenenfalls die Zeile an, die korrigiert werden muss. Zudem ist das Einlesen von Daten jetzt problemlos möglich. Früher gab es beispielsweise schon bei der Eingabe des Datums Schwierigkeiten, wenn es nicht in einheitlicher Schreibweise, sondern mit Punkt, Bindestrich oder in amerikanischer Reihenfolge eingegeben war. Damals mussten die Daten dann erst auf das bestehende System angepasst werden. Heute liest Lobster_data einfach alle Daten automatisiert ein, unabhängig von deren Format.“ Auch bei Prozessabbildungen ist Löhr überzeugt von Lobster_data: Als zentrale Datendrehscheibe kann die Software IT-Prozessketten aufbauen und abarbeiten. „Um verschiedene Prozesse in einem Ablauf abzubilden, mussten vor der Lobster-Ära Techniker den Prozess in Teilschritte zerlegen und manuell die jeweils notwendigen nächsten Schritte initiieren.

Mit Lobster_data werden nun komplette Prozesse abgebildet und in einem Schritt automatisiert.“ Hesseling ist vor allem von der einfachen Nutzung begeistert: „Lobster_data ist selbsterklärend, so dass wir den Support von Lobster im Grunde nur benötigen, wenn wir eine für den Medical Bereich spezifische Anfrage haben. Dann kontaktieren wir Lobster und bekommen ruck zuck eine Lösung.“

Erfolgsfaktor IT

Mit Lobster_data kann PVS die Rechnungsstellung sehr viel effizienter, fehlerfrei und deutlich günstiger anbieten. Ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Hesseling bestätigt, dass auch „im Markt von PVS hoher Kostendruck herrscht, weil Privat-Abrechnungen ausgeschrieben werden. Wir können unseren Kunden einen günstigen Preis und tollen Service bieten: ‚Gib uns einfach, was du hast‘, sagen wir unseren Kunden, ‚wir arbeiten die Prozesse mit Lobster_data schnell, transparent und zuverlässig ab‘.“

Und Hesseling weiß, wovon er spricht, da er insgesamt seit 40 Jahren im Bereich Medical tätig und seit 20 Jahren bei PVS für alle IT-Belange verantwortlich ist.

PVS HOLDING GMBH

Profil:Abrechnungsdienstleister für Praxen und Krankenhäuser: u.a. Privatabrechnung, Vorfinanzierung, Forderungseinzug, Abrechnungsmanagement, Dokumentation.
Standorte:Mülheim a.d. Ruhr. Vier große Geschäftsstellen in Hamburg, Berlin und München.
Beschäftigte:780
Umsatz:43.751 Mio. Euro (2018)
Lobster Software:Lobster_data
Anbindungen:Oracle-DB
Datenformate:FixRecord(PAD)
Excel
XML
EDIFACT

Weitere Anwendungsbeispiele finden Sie auf unserem Blog.

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