QUOI QU’IL EN COÛTE ? EN AUCUN CAS !

La gestion de fournisseurs (ou gestion des commandes, Purchase Order Management en anglais) consiste à créer, entretenir et développer des relations entre un acheteur et ses fournisseurs. Ce processus comprend l’évaluation, le développement, l’intégration et le contrôle des fournisseurs et sert d’une part à déterminer leur performance, la réalisation des objectifs et leur implication dans les processus de commande et, d’autre part, à éviter les défaillances. Par conséquent, la gestion de fournisseurs vise à minimiser les coûts de l’approvisionnement tout en optimisant son efficacité et à assurer sa fiabilité sur le long terme. 

La complexité croissante des chaînes de livraison et les perturbations de plus en plus régulières auxquelles elles sont exposées (pandémie de coronavirus, objectif zéro Covid en Chine, guerre en Ukraine) montrent clairement l’importance stratégique de la gestion de fournisseurs. Les services et centres d’achats ont pour mission d’optimiser leurs processus de commande, d’accroître leur base fournisseurs, de gérer efficacement les fournisseurs et de créer des relations solides sur la durée avec ces derniers. Mais les crises n’en sont pas la seule raison : en effet, une gestion efficace des fournisseurs améliore aussi la compétitivité de l’acquéreur, sa réputation en tant que partenaire commercial fiable et la qualité de ses propres prestations. 

La solution réside alors dans une gestion de fournisseurs automatisée à base de données, accompagnée d’un échange transparent d’informations sur les processus entre le client et ses fournisseurs.  

En juin 2020, le cabinet de conseil américain Forrester a publié un rapport¹ sur le rôle stratégique des achats et de la gestion de fournisseurs. Cette étude a notamment conclu que, selon les personnes interrogées, l’absence d’outils aptes à surmonter d’éventuelles différences (de technologies, de fuseaux horaires ou de pratiques commerciales) et à améliorer la communication (comme l’échange d’informations en temps réel et les alertes précoces en cas d’anomalies) constituait le principal obstacle à l’existence de processus fluides entre l’acheteur et ses fournisseurs². Aujourd’hui, soit deux ans plus tard, Forrester publie un nouveau rapport à ce même sujet³ ce qui souligne sa pertinence. Mais là encore, les solutions informatiques actuellement disponibles sont critiquées car trop complexes pour mettre en œuvre une gestion de fournisseurs proche de la pratique commerciale au quotidien. 

Le groupe Lobster, plus précisément l’entreprise Lobster PRO GmbH, a récemment développé un outil qui répond à ces critiques : le pack de solutions « Gestion Fournisseurs ». Ce logiciel no-code en HTML5 s’adresse aux PME ainsi qu’aux grandes entreprises. Facile à utiliser, il a été développé comme produit standard en tenant compte des bonnes pratiques. Mais sa configuration est individualisable et il est compatible avec tous les navigateurs et terminaux courants.  

Le pack de solutions « Gestion Fournisseurs » permet d’automatiser tous les flux de travail entre les acheteurs et les fournisseurs (intégration via le portail EDI en ligne ou intégration directe à l’EDI/Webservices). La version standard comprend notamment l’import de commandes (validées manuellement ou automatiquement) de l’ERP de l’acheteur dans celui du fournisseur. Elle permet d’annexer des documents de commande, comme des spécifications techniques, la définition de tolérances de livraison générales et spécifiques ainsi que de gérer les anomalies. La confirmation de commande est également exportée automatiquement du système du fournisseur dans celui de l’acheteur, le fournisseur pouvant gérer la livraison en un clic et avertir rapidement d’éventuels problèmes concernant les quantités, les délais ou des livraisons partielles. Le logiciel génère par ailleurs non seulement un avis de livraison pour l’acheteur, mais en envoie également un aux partenaires logistiques prédéfinis. La représentation graphique très structurée du statut des commandes assure un suivi irréprochable par l’acheteur et tous les partenaires présélectionnés peuvent être contactés par e-mail. Les bons de livraisons sont créés au format PDF et faciles à imprimer depuis le compte en ligne. Lobster propose de plus des fonctions en option, comme le soutien pour la facturation fournisseurs, la gestion des créneaux horaires, le suivi et la traçabilité, l’intégration avec la gestion des stocks et l’onboarding autonome pour les fournisseurs. Il est également possible de passer à tout moment à la version complète de Lobster_pro pour automatiser l’intégralité des processus métier. 

Pourtant, ces fonctionnalités ne simplifient pas seulement la gestion de fournisseurs en tant que telle, mais elles contribuent aussi à la réduction des coûts d’approvisionnement, c’est-à-dire à l’analyse de la valeur – un objectif que 73 % des décisionnaires interrogés dans le cadre de l’étude Forrester considèrent comme primordial au niveau des achats⁴ : 

• Le suivi immédiat des processus de commande et de livraison permet de détecter rapidement les goulets d’étranglement et d’y remédier, par exemple en commandant chez d’autres fournisseurs, ce qui permet de minimiser les durées d’immobilisation et d’éviter d’éventuelles pénalités contractuelles. 
• L’indication précise des quantités et des délais permet et de gérer les stocks avec exactitude et donc de réduire le montant des intérêts et les frais d’entreposage. 
• Les processus automatisés simplifient le traitement des livraisons. Les camions déchargent donc plus rapidement, les formalités sont exécutées sans erreur et la marchandise livrée est mise à disposition sans délai au reste de la chaîne de création de valeur. 
• La documentation automatisée de tous les flux optimise la conformité au niveau des achats et évite les temps d’arrêt et les frais qui y sont liés en cas d’erreur de livraison ou de non-respect des spécifications. 
• Les données sont saisies automatiquement et non plus manuellement dans les listes de livraison, les formulaires de douanes ou dans la gestion de flotte réduisant ainsi les erreurs liées aux inversions de chiffres ou aux différences de formats de date (12.05.2022, 05-12-22 ou 22-05-12) ou encore aux conventions d’écriture des nombres (1.250, 1,250 ou 1 250) et les frais qui s’ensuivent. 

• Le monitoring central détecte immédiatement toute anomalie et permet donc d’y remédier rapidement ou du moins d’en minimiser les dépenses imprévues. 
• La fonction d’alerte automatique vient en aide aux responsables : leur intervention n’est requise qu’à la réception d’un avertissement. Le reste du temps, ils peuvent se concentrer sur leurs tâches principales, essentielles à la réussite de l’entreprise.  
• Enfin, la consolidation des données assure la transparence des processus de livraison. Il est alors possible de suivre la performance des fournisseurs, d’évaluer les prestations moins satisfaisantes et de fidéliser les fournisseurs au meilleur ratio coût-bénéfice. 

Les avantages financiers d’un outil comme le pack de solutions « Gestion Fournisseurs » sont donc évidents. Sans oublier que les entreprises peuvent aussi utiliser le logiciel à d’autres fins, comme pour instaurer l’internet des objets et l’intelligence artificielle, pour assurer la continuité des approvisionnements, pour devenir client préféré auprès des fournisseurs essentiels, pour respecter les règles de conformité internes comme externes, et enfin pour atteindre une plus grande agilité.⁵ La coopération fluide, orientée données que les acheteurs et leurs fournisseurs entretiennent grâce à des processus automatisés est donc indispensable, non seulement au niveau financier ou pour surmonter les problèmes actuels que rencontrent les chaînes de livraison, mais aussi pour affronter l’avenir, notamment l’industrie 4.0.⁶