La facturation électronique – c’est-à-dire, la création, l’envoi et la réception de factures par voie numérique – est déjà obligatoire dans de nombreux pays de l’UE dans le cadre des relations B2G (Business to Government) mais également pour les relations commerciales entre entreprises (B2B) ou directement entre les entreprises et les clients finaux (B2C). En France, cela sera le cas dès 2025. En décembre 2022, la Commission européenne a présenté un nouveau projet en tenant compte de cette évolution : ViDA. Acronyme signifiant « VAT in the Digital Age », soit la TVA à l’ère numérique. Nous vous expliquons les détails les plus importants dans cet article.
ViDA, QU’EST CE QUE C’EST ? ET QU’EST CE QUE ÇA IMPLIQUE ?
En complément de l’actuelle directive sur la facturation électronique 2014/55/UE, la Commission européenne présente dans sa nouvelle initiative ViDA les suggestions suivantes pour moderniser le système de TVA dans l’UE :
- Mettre en place un nouveau système de facturation électronique plus standardisé pour la soumission des factures numériques et toute information relative à la TVA
- Poursuivre l’harmonisation des différents systèmes de TVA au sein de l’UE et soutenir le développement de la facturation électronique au niveau national
- Modifier les règles de TVA applicables aux plateformes numériques dans le domaine du transport de personnes et de la location de courte durée. À l’avenir, ce sont les opérateurs de plateformes – et non les fournisseurs de services – qui seront responsables en dernier ressort de la collecte et du versement corrects de la TVA générée sur leur plateforme
- Facilitation pour les petites et moyennes entreprises de la connaissance et de la gestion des règles européennes en matière de TVA
- Introduction d’un guichet unique (GU) pour éviter les immatriculations multiples et permettre une immatriculation unique pour toutes les entreprises ayant des activités transfrontalières dans l’UE.
Les éléments clés contraignants pour toute facture électronique tels que stipulés dans la directive actuellement en vigueur sont maintenus. Il s’agit notamment de : L’identification de la facture, la période de facturation, la désignation du vendeur, de l’acheteur, du bénéficiaire et du représentant fiscal du vendeur, la référence de la commande, le détail de la livraison, le mode d’exécution du paiement, l’indication des majorations ou des réductions, la ventilation des différents postes de la facture, le montant total de la facture et l’indication séparée de la TVA.
La norme de facturation électronique EN16931 du Comité européen de normalisation (CEN) et la possibilité pour les États membres de l’UE d’autoriser leurs propres spécifications – la Core Invoice Usage Specification (CIUS) – restent également valables, par exemple :
– ZUGFeRD et XRechnung en Allemagne
– Factur-X en France
– Format XML de l’administration douanière et fiscale NAV en Hongrie
– FatturaPA en Italie
– Facturae en Espagne
Il est également prévu qu’à partir du 1er janvier 2024, les factures numériques devront être disponibles dans un format structuré pour toutes les étapes de la facturation électronique, et ce, dans tous les pays de l’UE.
AVANTAGES POUR LES ENTREPRISES.
Comme nous l’avons déjà mentionné, l’objectif de la facturation électronique, tant pour la Commission européenne que pour les États membres, est de normaliser la création, la transmission, la réception et l’analyse des informations relatives à la TVA et d’empêcher les chaînes d’opérations fictives et la fraude fiscale. Le processus de facturation numérique ne doit toutefois pas être considéré uniquement comme une obligation fastidieuse, il présente en effet de nombreux avantages pour les entreprises elles-mêmes :
Des économies potentielles considérables
La gestion numérique des factures réduit les dépenses par rapport au processus papier : les coûts de matériel, d’impression, d’affranchissement et de traitement sont supprimés. Grâce à une meilleure visibilité financière, il est possible de générer des économies par le biais de règlements d’escompte, par exemple. Les dépenses diminuent en outre du fait que les factures établies par voie électronique présentent rarement des erreurs de saisie et nécessitent donc moins de corrections. La durée des différents processus est généralement considérablement raccourcie tout en mobilisant beaucoup moins de ressources.
Meilleure qualité des données
Le traitement automatique des données de facturation améliore la qualité de ces dernières et, par conséquent, la fiabilité des entreprises vis-à-vis des autorités fiscales et des partenaires commerciaux. Les créances et les dettes peuvent être calculées de manière fiable et les analyses financières s’avéreront plus pertinentes. Si, en plus, les entreprises utilisent le réseau européen PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) dans le cadre de leur facturation électronique, l’envoi de la facture est associé à un accusé de réception, contrairement à l’utilisation d’e-mails.
Amélioration du flux de trésorerie
Grâce à la facturation électronique, les entreprises peuvent suivre les factures en temps réel. Ce monitoring sans faille permet de mieux gérer les flux financiers et, en fin de compte, d’augmenter les liquidités de l’entreprise. L’investissement dans un logiciel de facturation électronique est généralement amorti en moins d’un an grâce à l’optimisation des processus, à la réduction des frais et à la diminution des erreurs.
Lobster, avec son outil d’intégration de données Lobster_data, propose également des solutions de facturation électronique. La conformité avec la norme PEPPOL étant assurée grâce à notre partenariat avec Storecove, offrant une API, accessible à travers un pack de profils mis à votre disposition et compris dans l’offre.
