Supplier management richt zich op het creëren, vormgeven en ontwikkelen van relaties tussen inkopers, klanten en leveranciers. En dit proces kan worden onderverdeeld in verschillende stappen: evaluatie, ontwikkeling, integratie en controle van de betreffende relatie. Met deze stappen kunnen de prestaties en betrokkenheid bij het bestelproces van de leverancier beoordeeld worden en of de leverancier al zijn verplichtingen heeft vervuld. Dit voorkomt het risico van falen aan de leverancierszijde en neemt extra voordelen met zich mee zoals lagere inkoopkosten, hogere inkoopefficiëntie en meer leveringszekerheid op de lange termijn.
Zeker met de steeds complexere en foutgevoeligere supply chains is het belang van een betere Purchase Order Managementstrategie (PMO) meer naar voren gekomen. Niet in het minst door gebeurtenissen zoals de coronavirus pandemie, China’s zero covidstrategie en de oorlog in Oekraïne. Het is echter niet alleen de huidige situatie die inkoopafdelingen en -centra ertoe aanzet hun PO-processen te stroomlijnen, hun leveranciersbestand uit te breiden en deze efficiënt te beheren om een langdurige, sterke relaties met hun leveranciers op te bouwen. Ook het vooruitzicht om meer te concurreren, de vruchten te plukken van een voorkeurhandelspartner en om eigen prestaties te verbeteren zijn bijkomende, belangrijke voordelen bij de implementatie van een POM-strategie.
HET VINDEN EN IMPLEMENTEREN VAN DE JUISTE STRATEGIE.
Maar wat is de beste manier om deze taak aan te pakken? Een belangrijke overweging om te maken, is het mogelijk gebruikmaken van een geautomatiseerde, data-gedreven oplossing voor supply chain management. Een transparante oplossing met procesrelevante uitwisseling van data tussen de inkopers en de leveranciers.
In juni 2020 publiceerde het Amerikaanse consultancybedrijf Forrester een rapport1 over het strategische belang van PO- en supply chain management. Het rapport stelde onder andere vast dat er een gebrek is aan geschikte tools om problemen op te lossen (bijv. uiteenlopende technologie, tijdzones en bedrijfsconventies) en om de communicatie te verbeteren (bijv. data-uitwisseling in real-time en tijdige waarschuwingen bij afwijkingen). Dit gebrek aan technologie bleek een van de grootste hindernissen waarmee de respondenten werden geconfronteerd bij het implementeren van nieuwe PO- of supply chain processen2. Vandaag de dag heeft Forrester een vernieuwd rapport uitgebracht over hetzelfde onderwerp3 – waaruit blijkt hoe belangrijk deze kwestie nog steeds is. Ook hierin werd het huidige IT-landschap opnieuw bekritiseerd omdat het te complex is om de relaties met leveranciers doeltreffend te beheren.
EEN KANT-EN-KLARE OPLOSSING MET LOBSTER_PRO.
Dit jaar heeft Lobster de nieuwe Supplier Management package solution met Lobster_pro gelanceerd. Een tool die speciaal is ontworpen om deze problemen op te lossen. De software richt zich op middelgrote en grote bedrijven, is gebaseerd op HTML5 en is volledig no-code. Dit zorgt voor een gebruikersvriendelijke oplossing die eenvoudig, individueel geconfigureerd kan worden via alle gangbare browsers en op ieder apparaat.
De Supplier Management package solution automatiseert de workflow tussen bedrijven en leveranciers (online via een EDI-portaal of met directe EDI/Webservice-integraties). De standaardversie biedt ook de mogelijkheid om orders gericht aan de leverancier manueel of automatisch vanuit het ERP-systeem van de inkoper te importeren. Daarnaast kunnen gebruikers overige PO-documenten bijvoegen (zoals technische specificaties), algemene of specifieke leveringstoleranties definiëren en afwijkingen beheren. Leveranciers kunnen ook automatisch orderbevestigingen exporteren naar systemen van de afnemers, leveringen beheren met een druk op de knop en, indien nodig, bedrijven op de hoogte stellen van afwijkingen in hoeveelheden, deelleveringen en deadlines. Dergelijke notificaties worden niet alleen naar de inkoper gestuurd, maar ook naar alle vaste logistieke partners. Dankzij de gebruikersvriendelijke interface kunnen inkopers alles in de gaten houden met statusoverzichten – met de optie om rechtstreeks per e-mail contact op te nemen met geselecteerde partners. Via hetzelfde online portaal kunnen pakbonnen aangemaakt worden en gemakkelijk naar de printer worden doorgestuurd. Optionele uitbreidingen omvatten functies als ondersteuning voor facturering door leveranciers, het beheren van time slots, track & trace, WMS-integratie en self-onboarding. Gebruikers kunnen op ieder moment upgraden naar de volledige versie van Lobster_pro om van meer functies voor bedrijfsprocesautomatisering te profiteren.
INKOPEN DOEN IS NOG NOOIT ZO MAKKELIJK GEWEEST.
De bovenstaande functionaliteiten vereenvoudigen niet alleen de dagelijkse processen van Supplier Management, maar ze helpen ook de inkoopkosten te verlagen. Ze dragen bij aan zogeheten ‘value engineering’ – een doel dat bij 73% van de besluitvormers in het Forrester-rapport bovenaan de prioriteitenlijst stond op het gebied van inkoop4:
- Door order- en leveringsprocessen in real-time te volgen, kunnen knelpunten snel geïdentificeerd en verholpen worden – bijvoorbeeld door extra leveranciers in te schakelen waardoor de uitvaltijd tot een minimum wordt beperkt en mogelijke contractuele boetes worden voorkomen
- Nauwkeurige data van levertijden en -hoeveelheden helpen bij de voorraadplanning en verlagen de rente- en opslagkosten
- Geautomatiseerde processen stroomlijnen het aannameproces van goederen. Dit houdt in dat vrachtwagens sneller gelost kunnen worden, formaliteiten foutloos worden uitgevoerd en de geleverde goederen in kortere tijd gebruikt kunnen worden voor verdere creatie van waarde
- De geautomatiseerde documentatie van alle processen verbetert de naleving van de inkoopvoorwaarden en voorkomt uitvaltijd en kosten in verband met verkeerde geleverde bestellingen of zendingen die niet aan de overeengekomen specificaties voldoen
- Het gebruik van geautomatiseerde in plaats van handmatige invoer voor leveringsdata, douaneformulieren, etc. verlaagt het risico op kostbare fouten als gevolgen van typefouten, afwijkende datumnotaties (12.05.2022 of 05-12-2022 of 22-05-2022) of scheidingstekens (1.250 of 1,250 of 1 250)
- Afwijkingen worden snel opgepikt en gecorrigeerd dankzij centrale monitoring waardoor de kans op ongeplande uitgaven verder wordt beperkt
- Dankzij geautomatiseerde waarschuwingen hoeven degenen die verantwoordelijk zijn alleen in te grijpen als er een probleem is. Zo kunnen ze hun tijd productiever besteden en zich concentreren op andere taken die van cruciaal belang zijn voor het succes van het bedrijf
- Tot slot zorgen de data voor transparantie bij de leveranciers. De prestaties van leveranciers kunnen eenvoudig worden beoordeeld en potentiële problemen kunnen snel worden opgelost – zodat de meest kosteneffectieve leveranciers voor de lange termijn worden behouden.
De kostenbesparingen van software, zoals de Supplier Management package solution van Lobster, zijn overduidelijk. Zoals hierboven al werd aangekaart, helpt de software ook bij het behalen van andere bedrijfsdoelstellingen zoals de integratie van IoT en AI, leveringszekerheid, het veiligstellen en behouden van een voorkeurspositie bij belangrijke leveranciers, het intern en extern naleven van alle voorschriften en voorwaarden en het mogelijk maken van een grotere bedrijfsflexibiliteit5. Niet alleen is geautomatiseerde, data-gedreven communicatie tussen inkopers en leveranciers een belangrijke factor bij het voorkomen van onverwachte kosten en het beschermen van bedrijven tegen de huidige problemen in de supply chain, maar het is ook van cruciaal belang met het oog op het groeiende belang van Industrie 4.06.
