Les organisations qui cherchent à utiliser l’EDI pour rationaliser l’échange de données avec leurs clients, fournisseurs et partenaires rencontreront toutes sortes de mots à la mode et d’acronymes informatiques en essayant de s’y retrouver.
Pour aider les entreprises qui envisagent d’utiliser l’Echange de Données Informatisé (EDI) pour leurs processus commerciaux, Lobster a établi une liste de questions-réponses comprenant les dix questions les plus fréquemment posées par les novices de l’EDI.
1. QU’EST-CE QUE L’EDI ?
L’échange de données informatisé, ou EDI, est utilisé pour échanger automatiquement des données entre les applications. Cela signifie essentiellement que c’est le système réel d’une entreprise qui échange des informations avec le système de l’autre entreprise – sans intervention humaine. Un exemple d’EDI serait une entreprise qui utilise un protocole pour passer automatiquement une commande à un fournisseur. Cette commande peut alors être traitée automatiquement, car toutes les données nécessaires ont déjà été transmises au système du fournisseur. Il suffit que les systèmes informatiques des entreprises puissent communiquer directement entre eux.
Malheureusement, ce n’est pas aussi simple qu’on pourrait le penser, car les entreprises ont souvent du mal à faire fonctionner leurs différents systèmes logiciels ensemble. Cela est dû à la complexité et au nombre de systèmes utilisés en interne et en externe. Pour que ces applications et systèmes fonctionnent ensemble de manière fluide, transparente et sans erreur, il faut une interface qui relie tous les flux de données. Lobster_data propose un certain nombre de solutions innovantes pour aider les entreprises à répondre à tous leurs besoins en matière d’EDI et d’EAI.
2. COMMENT FONCTIONNE L’EDI ?
Les grandes organisations utilisent des formats de données et des normes spécifiques pour l’échange d’informations. Les normes utilisées dans l’EDI sont EDIFACT, Fortras et BMEcat, mais les organisations utilisent également des fichiers CSV ou des textes en format d’enregistrement fixe. Les entreprises qui souhaitent échanger des données entre elles doivent avoir accès à un outil de mapping avec lequel elles peuvent convertir leurs propres données dans un format standard. L’autre entreprise qui reçoit les données reconvertit le format standard dans son propre format interne afin de pouvoir communiquer avec ses propres systèmes internes.
3. QUELS SONT LES EXEMPLES COURANTS ET CAS CONCRETS D’UTILISATION DE L’EDI ?
Nous avons énuméré ci-dessous un certain nombre d’applications courantes de l’EDI :
- Vérification des données de référence
- Faciliter un système de suivi et de traçabilité
- Stockage temporaire des valeurs de référence des partenaires
- Regroupement des postes de commande
- Enregistrement des données à des fins statistiques
- Création de documents de soutien pour les processus EDI
4. PUIS-JE ÉCHANGER DES DONNÉES AVEC N’IMPORTE QUEL SYSTÈME UTILISANT L’EDI ?
La possibilité d’échanger des données avec un certain système dépend en grande partie de la solution EDI choisie. Lobster_data, par exemple, permet aux utilisateurs d’établir rapidement et facilement des connexions spécifiques à une application, ce qui rend possible l’échange de données entre toutes sortes de systèmes et d’applications. Il prend également en charge de nombreux protocoles et normes de communication, de sorte que les données peuvent être échangées avec pratiquement tout système susceptible de prendre en charge l’intégration des données. La technologie sous-jacente polyvalente de Lobster_data permet également aux entreprises de créer leurs propres interfaces qu’elles peuvent ensuite utiliser pour se connecter à d’autres systèmes.
5. QUELS SONT LES AVANTAGES DE L’EDI ?
Pour répondre à cette question, prenons un exemple pratique, afin que les avantages parlent d’eux-mêmes. Prenons l’exemple de la passation puis du traitement d’une commande. L’EDI offre toute une série d’avantages dans ce scénario. Pour commencer, les entreprises sont en mesure de réduire les coûts car le processus de commande nécessite beaucoup moins ou pratiquement pas d’interaction humaine. Ensuite, il y a aussi le temps que les entreprises peuvent gagner, grâce au délai d’exécution plus court entre la passation et le traitement d’une commande. Enfin, le risque d’erreur humaine est moindre car les systèmes échangent directement des données entre eux, ce qui évite de devoir saisir manuellement des données dans un système.
Pour gagner et conserver des clients, il est essentiel que les entreprises soient capables de répondre rapidement aux demandes du marché. Tous les systèmes de la chaîne d’approvisionnement doivent pouvoir échanger des informations en temps réel et sans erreur afin d’éviter des retards de livraison inutiles pour les clients finaux.
Bien entendu, l’intégration de l’EDI dans les processus d’entreprise n’est pas sans poser des problèmes. D’un point de vue externe, les systèmes des partenaires respectifs de la chaîne d’approvisionnement doivent être en mesure de soutenir la transition, mais en interne, il est également nécessaire que le département informatique de l’entreprise soit bien informé et engagé afin de garantir que la solution EDI soit intégrée avec succès, créant ainsi un système à haute disponibilité.
Une entreprise qui choisit Lobster_data est rapidement en mesure de mener à bien les intégrations. Grâce à l’interface graphique intuitive, même les employés les moins versés techniquement sont capables d’effectuer des intégrations rapidement et sans erreur.
6. Y A-T-IL DES PIÈGES À PRENDRE EN COMPTE LORS DE LA MISE EN ŒUVRE D’UNE SOLUTION EDI ?
Lors de la mise en œuvre de solutions EDI, les organisations doivent absolument prendre en considération un certain nombre d’obstacles potentiels.
Le premier est lié au manque de documentation technique. Il s’agit là d’un point crucial, étant donné que les organisations travaillent avec de nombreux partenaires commerciaux extérieurs, et que ces partenaires doivent connaître vos exigences, afin que le processus d’intégration de l’EDI puisse se dérouler sans heurts. Malheureusement, la rédaction de cette documentation prend du temps. Ce n’est cependant pas le cas avec Lobster_data. Lobster_data rend la création de la documentation très facile, car elle est générée automatiquement lors de la création et de la modification des interfaces.
Le deuxième écueil est lié à un manque de connaissances de base concernant ces exigences et spécifications pour l’intégration avec les partenaires commerciaux. Mais si les partenaires ne fournissent pas une image complète de leurs systèmes informatiques utilisés au sein de leur organisation, cela peut poser des problèmes. Que se passe-t-il si certaines parties de leurs systèmes informatiques s’écartent des normes EDI ?
Le troisième écueil est lié au manque de suivi après la mise en œuvre. Une fois la solution EDI mise en place, il est essentiel que les processus soient correctement surveillés. Si une intégration ne fonctionne pas comme prévu, il est impératif que le goulot d’étranglement soit localisé et résolu rapidement. Heureusement, l’outil de surveillance de Lobster_data donne aux utilisateurs un aperçu rapide de l’ensemble du processus d’EDI, ce qui permet aux organisations d’identifier rapidement tout problème.
7. QUE DOIT SAVOIR NOTRE ÉQUIPE INFORMATIQUE POUR POUVOIR INTÉGRER L’EDI AU SEIN DE NOTRE ENTREPRISE ?
Les organisations qui souhaitent intégrer l’EDI dans leurs processus doivent avoir au moins une compréhension de base des trois domaines clés suivants : processus, protocoles de communication et normes EDI.
Le but de l’EDI est de pouvoir automatiser un processus commercial donné. Pensez à tous les efforts administratifs qui sont généralement nécessaires pour traiter les commandes, expédier les marchandises ou envoyer une facture. Une bonne compréhension des processus commerciaux respectifs est fondamentalement nécessaire pour pouvoir les mettre en œuvre numériquement par EDI. Sans cette connaissance, il est impossible de mettre en place un processus EDI correctement.
Il est également important de comprendre les protocoles de communication. Les partenaires ou les systèmes peuvent utiliser un nombre quelconque de protocoles de communication différents, il est donc crucial d’avoir une bonne connaissance de chaque protocole de communication pertinent afin de pouvoir identifier facilement les intégrations. Il est donc également important de savoir comment configurer les protocoles de communication.
Les informations EDI échangées entre les systèmes et/ou les partenaires doivent être structurées et formatées d’une certaine manière. Cela est essentiel pour que les données puissent être traduites correctement. Une bonne connaissance des normes EDI est cruciale pour assurer le succès de l’intégration.
La mise en place d’intégrations entre les parties et les partenaires est généralement un processus complexe et à forte intensité de main-d’œuvre en raison de toute la programmation qui y est associée. Ce n’est pas le cas avec Lobster_data. L’interface graphique de la solution rend la mise en place des normes EDI et l’échange d’informations entre les différents systèmes internes et externes beaucoup plus simple.
8. QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS À PROGRAMMER SOI-MÊME UNE SOLUTION EDI ?
Tout d’abord, les entreprises qui veulent faire de l’EDI entièrement par elles-mêmes doivent comprendre comment fonctionne la programmation des interfaces. La mise en place des intégrations via les interfaces prend généralement plusieurs semaines et, en pratique, seule une personne au sein de l’organisation sait généralement comment elle a été mise en place. Dès que cette personne quitte l’organisation, les connaissances sont perdues. Sans parler de la documentation technique nécessaire, qui est rarement conservée dans les dossiers en raison de la quantité d’efforts nécessaires à sa création.
Choisir Lobster_data, c’est choisir une solution qui évite de réaliser des intégrations. Avec Lobster_data, la mise en place des intégrations ne prend généralement qu’une demi-journée, et l’interface graphique facilite également beaucoup la mise en œuvre des changements. Après une formation de deux jours, les employés sont en mesure de créer leurs premières intégrations de manière autonome.
9. QUELS COÛTS DEVONS-NOUS PRENDRE EN COMPTE LORS DE LA MISE EN ŒUVRE DE L’EDI AU SEIN DE NOTRE ENTREPRISE ?
Lorsqu’elles mettent en place un système ERP interne, les entreprises font parfois appel à des consultants ERP externes, qui facturent souvent des honoraires horaires élevés. Ces organisations doivent donc non seulement couvrir les frais de mise en place de leur propre infrastructure informatique et de leur propre service informatique, mais elles doivent également trouver les ressources nécessaires pour financer des indépendants coûteux.
Lorsqu’une organisation choisit Lobster_data comme solution middleware, elle ne doit prévoir dans son budget qu’une redevance de licence unique. L’avantage du modèle de tarification de Lobster_data est que les frais de licence couvrent un nombre illimité d’intégrations. Bien que d’autres fournisseurs puissent avoir des coûts initiaux moins élevés, ils facturent souvent un certain montant pour chaque intégration. Il ne faut pas longtemps pour que les choses s’additionnent, ce qui crée une mauvaise surprise à l’arrivée de la facture. Avec Lobster_data, il n’y a pas de frais cachés.
10. QUE DOIS-JE PRENDRE EN COMPTE POUR CHOISIR UNE SOLUTION D’EDI ?
Le coût total est particulièrement important lors du choix d’une solution EDI, car il s’agit en fin de compte du coût le plus bas par intégration. Si vous envisagez de mettre en place une solution EDI de manière totalement indépendante, vous devrez également tenir compte des honoraires des consultants et du prix de l’infrastructure technique.
La convivialité d’une solution middleware est également une considération importante lors du choix d’une solution EDI. Est-il facile de mettre en place des possibilités d’intégration avec des partenaires et des systèmes internes ? Sera-t-il pratique d’apporter des modifications par la suite ? Quelle est la flexibilité du système ? De nombreux systèmes ont tendance à s’écarter un peu des normes communes, vous devez donc vous assurer que votre middleware est toujours capable de prendre en charge ces connexions.
Il est également important de s’assurer que la solution EDI envoit automatiquement un message d’erreur à tous les employés responsables au sein de l’organisation en cas de dysfonctionnement ou d’événements imprévisibles. Les institutions doivent également s’assurer que la solution EDI est à l’épreuve du temps : sera-t-il possible de supporter des intégrations avec d’autres systèmes à l’avenir ?
Les entreprises qui choisissent Lobster_data ont accès à une interface extrêmement polyvalente pour mettre en place des intégrations entre différents systèmes internes et externes. Pour un droit de licence unique, les organisations peuvent réaliser un nombre illimité d’intégrations. Cela signifie qu’elles n’auront jamais de mauvaises surprises financières.
FAITES-LE VOUS-MÊME, EXTERNALISEZ OU CHOISISSEZ LOBSTER ?
Concevoir, construire et maintenir une solution EDI en interne demande beaucoup de temps, d’argent et d’énergie. Les entreprises doivent prendre en compte le coût d’achat et de maintenance des serveurs, des équipements de réseau et des connexions. De plus, la création de connexions à la main prend beaucoup de temps. En fait, une entreprise ne remarquera souvent le temps qu’il lui faudra que lorsqu’elle n’aura finalement terminé que la première connexion. Et n’oublions pas qu’à mesure que l’entreprise se développe, le nombre de ces connexions nécessaires augmente également.
Certaines entreprises peuvent choisir d’engager des fournisseurs de services gérés par EDI, qui proposent de créer les connexions pour ces entreprises à un prix fixe. Bien que cette solution puisse sembler très attrayante à première vue, un examen plus approfondi montre que les coûts de ces services gérés peuvent rapidement s’accumuler. Chaque nouvelle intégration a un coût et certains fournisseurs facturent même un montant par intégration effectuée. Soudain, les fournisseurs de services gérés EDI ne sont plus aussi rentables qu’ils le semblaient au départ.
Le meilleur choix pour les entreprises qui souhaitent travailler avec l’EDI est de choisir Lobster, qui fait payer aux utilisateurs un droit de licence unique pour échanger une quantité illimitée de données. Non seulement le logiciel convivial de Lobster se taille la part du lion dans la réalisation des intégrations, mais il peut également être exécuté sur place ou dans le cloud.
ATTACHÉ À LA SATISFACTION DE NOS CLIENTS DEPUIS 2020
Chaque année depuis 2002, Lobster a aidé des centaines d’entreprises en Europe à réaliser l’intégration de leurs processus commerciaux. Ces améliorations de processus ont, à leur tour, permis à ces entreprises d’améliorer considérablement leur rentabilité.
UNE FORMATION ET UN ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISÉS
Après une formation de trois jours avec des exemples pratiques issus de votre contexte entreprise, vous pouvez commencer à utiliser Lobster immédiatement. Vous avez encore des questions par la suite ? N’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance par email ou par téléphone.
Les entreprises qui choisissent la solution EDI de Lobster sont tenues de participer à une formation de deux jours qui couvre toutes les fonctionnalités du logiciel. L’avantage de cette formation est qu’elle utilise des exemples tirés des activités de l’entreprise concernée. Grâce à la convivialité du logiciel Lobster, les nouveaux utilisateurs peuvent être opérationnels et intégrer leurs processus commerciaux dès qu’ils ont suivi la formation.
VOUS SOUHAITEZ EN SAVOIR PLUS ?
Avec le temps, les marges dans le secteur du transport et de la logistique ne feront que se resserrer, les entreprises étant aux prises avec un nombre croissant de concurrents. Afin de rester à flot dans ce secteur concurrentiel et d’exploiter les possibilités d’échange de données, il est important que les entreprises optent pour une bonne solution EDI.
Lobster est là pour aider les entreprises de logistique à réussir leur intégration. Et au fil des ans, Lobster a accumulé une liste impressionnante de clients satisfaits. Vous souhaitez savoir ce que Lobster pourrait faire pour votre entreprise ? Il vous suffit de nous écrire et nous organiserons une démonstration gratuite pour vous en dire plus sur les avantages de l’EDI dans le secteur du transport et de la logistique.
