MENRAD BEHÄLT DEN DURCHBLICK

MENRAD BEHÄLT DEN DURCHBLICK

Der Hersteller von Brillenfassungen bindet Optiker mit Lobster-Software an

Weltweit beliefert Menrad 40.000 Kunden, zumeist Optiker und Einkaufs-gemeinschaften. Würde man auf einem Globus die Beziehungen zu den Kunden einzeichnen, würde sich ein vielschichtiges, fast undurchschaubares Netz ergeben, das von Deutschland beispielsweise nach Frankreich, Holland, England, Irland, Österreich, China, Dubai, in die Türkei, die Schweiz und wieder zurück reicht. Die Anbindung der Kunden an das eigene IT-System wird bei dieser Vielfalt zur Herausforderung. Deshalb verlässt sich Menrad auf die Datenintegrations-Software Lobster_data der Firma Lobster.

Bestellungen gehen bei Menrad in unterschiedlichen Datenformaten ein. Französische Kunden beispielsweise verwenden häufig den OPTO11 und OPTO33-Standard, deutsche den LOOK4- oder FORSA-Standard. Zudem gibt es unzählige Inhouse-Formate, die sich von Optiker zu Optiker unterscheiden. Damit das IT-System bei Menrad die Bestellungen verarbeiten kann, muss es die einzelnen Formate zunächst umwandeln. Dafür wurde früher für jeden Kunden eine eigene Schnittstelle manuell programmiert, heute erledigt das die Datenintegrations-Software Lobster_data der Firma Lobster.

Kommunikation mit externen Partnern

Erol Wödl, der als Leiter der Abteilung Organisation und Datenverarbeitung bei Menrad für Lobster_data verantwortlich ist, freut sich: „Lobster_data vereinfacht die Kommunikation mit externen Partnern stark.“ Als das Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System auf ein neues, von Menrad entwickeltes ERP-System umgestellt wurde, ist auch ein Ein- und Ausgabe-Format entwickelt worden, die sogenannte „Menrad-Schnittstelle“. Lobster_data konvertiert nun die unterschiedlichen Kundenformate in das Menrad-Format und umgekehrt.

„Mit Lobster_data konnten wir bei einigen Kunden den Bestellvorgang vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung automatisieren“, erklärt Erol Wödl. Wenn die Kundenbestellung (Order-Format) eingeht, sendet das IT-System von Menrad eine Auftragsbestätigung (Order-Response-Format), verschickt die Sendung und stellt die Daten im Advanced Shipping Note Format zu. Zum Schluss wird die Rechnung – im Invoice-Format – gesendet. Wenn Kunden oder Kundengruppen nur Rechnungen oder Rechnungsnachweise über den elektronischen Datenaustausch (EDI) erhalten wollen, so ist auch dies jederzeit möglich.

Zeiteinsparung und einfache Umstellung

„Früher war dieser Prozess sehr zeitaufwändig“, sagt Erol Wödl. Es mussten Formatkonvertierungen programmiert werden. Danach wurde der Datenaustausch realisiert. Heute muss Menrad keine Skripte mehr selber schreiben, denn Lobster_data enthält bereits zahlreiche Vorlagen und unterstützt den kompletten Prozess von der Konvertierung bis einschließlich Datenaustausch. „So können wir uns in der EDV-Abteilung voll und ganz auf unsere Kernkompetenz konzentrieren.“

Das Projekt wurde von Lobster in nur 32 Tagen realisiert. Es wurden elf EDI-Partner an das neue System angebunden. Diese Kundengruppen haben bis zu 1000 Mitglieder. Allein in Frankreich sind 19 Einkaufsgruppen durch den EDI-Partner Eyes-Road mit Menrad verbunden. „Einfacher geht es nicht“, ist Erol Wödl überzeugt.

FERDINAND MENRAD GMBH & CO. KG

Weitere Anwendungsbeispiele finden Sie auf unserem Blog.