Organisaties die met het uitwisselen van data tussen klanten, leveranciers en partners aan de slag willen en overwegen EDI (Electronic Data Interchange) in te zetten, komen in hun zoektocht naar informatie veel begrippen en afkortingen tegen.
Voor elke organisatie die overweegt Electronic Data Interchange (EDI) in hun bedrijfsprocessen te integreren, heeft Lobster de tien belangrijkste vragen met de bijbehorende antwoorden overzichtelijk op een rijtje gezet.
1. WAT IS EDI?
EDI is de afkorting van Electronic Data Interchange en wordt ingezet om automatisch gegevens tussen toepassingen uit te wisselen. Strikt genomen gaat het hier om het het uitwisselen van informatie tussen systemen van samenwerkende bedrijven.
Met de inzet van EDI kan een bedrijf via een protocol automatisch een bestelling bij een leverancier plaatsen. De order wordt dan zonder menselijke tussenkomst uitgevoerd. Alle noodzakelijke gegevens die nodig zijn om de order uit te voeren, komen automatisch in het systeem van de leverancier. Eigenlijk communiceren alleen de IT-systemen van beide bedrijven rechtstreeks met elkaar.
Voor bedrijven is het vaak lastig om de verschillende softwaresystemen met elkaar te laten samenwerken. Dat heeft te maken met de complexiteit en de veelheid aan systemen die binnen en buiten het bedrijf in gebruik zijn. Om deze applicaties en systemen vlot, foutloos en naadloos met elkaar te laten samenwerken, is een interface nodig die alle datastromen aan elkaar koppelt. Lobster_data biedt in dit verband oplossingen voor bedrijven die met EDI aan de slag willen gaan.
2. HOE WERKT EDI?
Grote organisaties gebruiken bepaalde standaard dataformaten en software voor het uitwisselen van informatie. Voor EDI zijn dit de standaarden EDIFACT, Fortras en BMEcat. Daarnaast gebruiken organisaties CSV-bestanden of teksten in een fixed record layout. Bedrijven die onderling data willen uitwisselen, moeten toegang hebben tot een mapping tool waarmee ze hun eigen data kunnen omzetten naar een standaardformaat. Het andere bedrijf dat de data ontvangt, zet het standaardformaat weer om naar een eigen intern formaat om zo weer met hun eigen systemen te kunnen communiceren.
3. WAT ZIJM BEKENDE PRAKTIJKVOORBEELDEN BIJ DE TOEPASSING VAN EDI?
In de praktijk zien we de volgende veelvoorkomende toepassingen van EDI. Enkele voorbeelden zijn:
- controle van referentiegegevens;
- mogelijk maken van een track-and-trace systeem;
- tijdelijke opslag van partner referentiewaarden;
- aggregatie van bestelartikelen;
- registratie van gegevens voor statistische doeleinden;
- genereren van ondersteunende documenten voor EDI-processen.
4. KAN IK TUSSEN ALLE SYSTEMEN DATA UITWISSELEN VIA EDI?
Of het mogelijk is om tussen alle systemen data uit te wisselen, is erg afhankelijk van de gekozen oplossing voor EDI. Met Lobster_data is het mogelijk om snel en gemakkelijk applicatiespecifieke koppelingen te bouwen. Zo is het mogelijk om data tussen verschillende systemen en applicaties uit te wisselen. Lobster_data ondersteunt vele communicatieprotocollen en -standaarden waardoor het nagenoeg mogelijk is om met elk systeem data uit te wisselen. In principe kan Lobster_data met elk systeem data uitwisselen dat mogelijkheden tot data-integratie biedt. Door de flexibele onderliggende techniek van Lobster_data zijn organisaties in staat om zelf interfaces te maken waarmee ze kunnen connecten met andere systemen.
5. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN EDI-OPLOSSING?
De voordelen zijn evident. Laten we dit illustreren met een voorbeeld uit de praktijk. Bij het plaatsen en vervolgens uitvoeren van een order zijn met de inzet van EDI vele voordelen te behalen. In de eerste plaats realiseren bedrijven kostenbesparingen doordat voor het orderproces minder of geen handmatige handelingen nodig zijn. In de tweede plaats besparen bedrijven ook tijd. Dat heeft te maken met de korte doorlooptijd voor de uitvoering van een bestelling. Ten derde is er minder kans op menselijke fouten en dat komt omdat systemen rechtstreeks met elkaar data uitwisselen. Niemand hoeft namelijk iets handmatig in een systeem in te voeren.
Om klanten te winnen en te behouden moeten bedrijven dus in staat zijn snel te kunnen reageren op vragen uit de markt. Alle systemen in de toeleveringsketen moeten snel en foutloos informatie kunnen uitwisselen om zo onnodige vertraging bij de levering aan eindklanten te voorkomen.
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen waarmee bedrijven geconfronteerd worden die EDI willen integreren in hun bedrijfsprocessen. De systemen van de partners in de keten moeten er ook klaar voor zijn. Daarnaast is ook kennis en inzet van de IT-afdeling vereist voor het succesvol implementeren van EDI, denk aan configuratie van systemen met een hoge beschikbaarheid.
Een bedrijf dat kiest voor Lobster_data is snel in staat om integraties succesvol uit te voeren. Door de intuïtieve grafische interface zijn zelfs minder technische medewerkers in staat om foutloos en snel integraties uit te voeren.
6. MET VALKUILEN MOET IK REKENING HOUDEN BIJ DE IMPLEMENTATIE VAN EDI?
Bij de implementatie van EDI moeten organisaties met een aantal valkuilen rekening houden.
De eerste valkuil heeft betrekking op ontbreken van documentatie. Omdat organisaties altijd werken met externe partners is documentatie altijd belangrijk. Zo moeten partners weten aan welke eisen ze moeten voldoen om het EDI-proces succesvol uit te voeren. Het schrijven van documentatie kost tijd. Met Lobster_data is het maken van documentatie echter heel gemakkelijk. Lobster_data genereert automatisch documentatie bij het aanmaken en wijzigen van interfaces.
De tweede valkuil heeft betrekking op het onvoldoende inventariseren van wensen en verwachtingen bij partners. Het gaat dan mis als partners onvoldoende kennis uitwisselen over de systemen die binnen de verschillende organisaties in gebruik zijn. Zijn er systemen die op bepaalde onderdelen afwijken van de EDI-standaarden?
De derde valkuil heeft betrekking op het gebrek aan monitoring na de oplevering van het project. Als EDI eenmaal ingericht is, is het van belang om de processen goed te kunnen monitoren. Als een integratie niet lukt, dan is het van belang om snel te kunnen achterhalen waar de bottleneck zit. Met de monitoringtool van Lobster_data is het mogelijk om snel het gehele EDI-proces te overzien, zodat organisaties in staat zijn om eventuele knelpunten snel te kunnen inventariseren.
7. OVER WELKE KENNIS MOETEN ONZE MEDEWERKERS BESCHIKKEN ALS IK EDI WIL INTEGREREN BINNEN ONZE ORGANISATIE?
Organisaties die EDI willen integreren binnen hun organisatie moeten beschikken over kennis op de volgende drie gebieden: processen, communicatieprotocollen en EDI-standaarden.
Het doel van EDI is dat zelf te kiezen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. Denk aan alle administratieve processen rondom het uitvoeren van bestellingen, het verzenden van goederen en het sturen van een factuur. Om deze processen digitaal via EDI in te richten is in de eerste plaats grondige kennis van bedrijfsprocessen vereist. Zonder deze kennis is het onmogelijk om een EDI-proces goed in te richten.
Daarnaast is ook kennis van communicatieprotocollen vereist. Elke partner of systeem gebruikt weer verschillende communicatieprotocollen. Het is belangrijk om van elk gebruikt communicatieprotocol voldoende kennis te hebben om zo gemakkelijk integraties te kunnen vaststellen. In dit verband is kennis omtrent het configureren van communicatieprotocollen ook vereist.
Bij de toepassing van EDI vindt de communicatie plaats in een bepaald bestandsformaat. De informatie wordt in een gestructureerd formaat tussen systemen en/of partners uitgewisseld. Met het oog op de juiste interpretatie van de gegevens is een gestructureerd formaat van essentieel belang. Met voldoende kennis over EDI-standaarden zijn organisaties in staat om integraties tot stand te brengen.
Normaliter is het opzetten van integraties tussen partijen en partners vanwege het programmeerwerk een arbeidsintensieve en ingewikkelde aangelegenheid. Met behulp van de grafische interface van Lobster_data is het mogelijk om gemakkelijk EDI-standaarden in te richten en informatie uit te wisselen tussen verschillende interne en externe systemen.
8. WAT ZIJN DE NADELEN VAN HET ZELF PROGRAMMEREN VAN EEN EDI-OPLOSSING?
Bedrijven die EDI geheel zelf willen doen, moeten wel over kennis het programmeren van interfaces beschikken. Het opzetten van integraties via interfaces kost doorgaans enkele weken. In de praktijk beschikt slechts één persoon binnen de organisatie over deze kennis. Op het moment dat deze persoon de organisatie verlaat, is deze kennis verloren. Ook het opstellen van documentatie is een lastige aangelegenheid. Vaak wordt er geen documentatie bijgehouden omdat het in de praktijk veel werk is. We zien in de praktijk dat alle kennis omtrent integraties in het hoofd van een enkele persoon zit. Op het moment dat deze persoon wegvalt, is ook alle documentatie verloren.
Kiest u voor Lobster_data dan is het realiseren van integraties een stuk minder werk. Het opzetten van integraties kost doorgaans een dagdeel. Door de grafische interface is het doorvoeren van wijzigen ook een stuk gemakkelijker. Na een tweedaagse training zijn de medewerkers in staat om zelfstandig de eerste integraties uit te voeren.
9. MET WELKE KOSTEN MOET IK REKENING HOUDEN BIJ DE IMPLEMENTATIE VAN EDI BINNEN ONZE ORGANISATIE?
Bij het zelf geheel zelf opzetten van een ERP-systeem, huren bedrijven soms een aparte ERP-consultant in. Dat zijn medewerkers met een hoog uurtarief. Dan krijgt een organisatie ook nog te maken met kosten voor het inrichten een eigen infrastructuur en de inzet van de eigen IT-afdeling.
Als een organisatie kiest voor de middleware oplossing van Lobster_data, dan zijn alleen eenmalige licentiekosten vereist. Voordeel van Lobster_data is dat de licentiekosten voor een onbeperkt aantal transacties gelden. Bij andere aanbieders hanteren ze in bepaalde gevallen lage initiële kosten, maar voor elke transactie wordt een bepaald bedrag berekend. Bij een groot aantal transacties kan het jaarlijkse bedrag oplopen. Dat nadeel heeft Lobster_data niet.
10. WAAROP MOET IK OP LETTEN BIJ HET SELECTEREN VAN EEN EDI-OPLOSSING?
Bij het selecteren van een EDI-oplossing is het vooral van belang om te kijken naar de totale Total Cost of Ownership (TCO). Het gaat uiteindelijk om de laagste kosten per transacties. Wie geheel zelfstandig een EDI-oplossing wil opzetten, moet ook rekening houden met kosten voor consultants en de technische infrastructuur.
Ook de gebruiksvriendelijkheid van een middleware oplossing is een belangrijk criterium in het selectieproces voor een EDI-oplossing. Is het gemakkelijk om integraties met partners en eigen systemen op te zetten? Is het gemakkelijk om later wijzigingen door te voeren? Hoe flexibel is het systeem? Veel systemen wijken soms een klein beetje van de gebruikte standaarden en is de middleware oplossing dan in staat om ook deze connecties te maken?
Het is belangrijk dat de EDI-oplossing in het geval van storingen of onvoorzienbare gebeurtenissen automatisch een notificatie naar alle verantwoordelijke personen binnen de organisatie stuurt. Ook moeten organisaties onderzoeken of de EDI-oplossing future proof is: kunnen in de toekomst ook nog integraties met andere systemen worden gemaakt?
Wie kiest voor de oplossing van Lobster_data heeft de beschikking over een buitengewoon flexibele interface voor het opzetten van integraties tussen verschillende interne en externe systemen. Voor een eenmalige licentieprijs kunnen organisaties een onbeperkt aantal integraties realiseren. Dat betekent dat ze nooit voor onaangename financiële verrassingen komen te staan.
ZELF DOEN, UITBESTEDEN OF KIEZEN VOOR LOBSTER?
Het zelf ontwerpen, bouwen en onderhouden van een EDI-oplossing vergt veel tijd, geld en energie. Bedrijven moeten rekening houden met de kosten voor aanschaf en onderhoud van servers, netwerkapparatuur en koppelingen. Daarnaast kost het handmatig realiseren van koppelingen veel tijd. Na het maken van de eerste koppelingen merken bedrijven dat het veel tijd kost. Vooral als het bedrijf groeit, neemt ook het aantal koppelingen toe.
Er zijn ook bedrijven die kiezen voor aanbieders van managed EDI services. Deze aanbieders verzorgen de koppelingen tegen betaling voor deze bedrijven. Deze oplossing lijkt heel aantrekkelijk, maar de kosten voor deze managed diensten kunnen in de praktijk enorm in de papieren lopen. Elke nieuwe integratie kost geld en sommige aanbieders rekenen ook een bedrag per verrichte transactie. Dat zorgt uiteindelijk voor een hoge kostenpost.
Bedrijven die met EDI aan de slag willen, maken met Lobster de beste keuze. Voor een eenmalig licentiebedrag kunnen bedrijven een onbeperkt gegevens uitwisselen. Het realiseren van integraties gebeurt via de gebruiksvriendelijke software van Lobster, die naar wens on-premise of in de cloud kan draaien.
TEVREDEN KLANTEN SINDS 2002
Sinds 2002 helpt Lobster jaarlijks vele honderden bedrijven in meerdere Europese landen met het realiseren van integraties binnen hun bedrijfsprocessen. Met de procesverbeteringen hebben deze bedrijven hun winstgevendheid aanzienlijk verbeterd.
MAATWERKTRAINING EN SUPPORT.
Na een driedaagse training met praktijkvoorbeelden uit uw eigen bedrijf kunt u meteen aan de slag met Lobster. Heeft u daarna nog vragen? Dan kunt u altijd een beroep doen onze uitstekende support via e-mail of telefoon.
