ZEIT IST GELD

ZEIT IST GELD.

VR Smart Finanz Bank GmbH wickelt Rechnungsabläufe von Kunden mit Lobster Software ab

Unternehmen bestimmter Branchen schließen sich teilweise zu Verbänden zusammen und bündeln ihre Aufträge, um bei Lieferanten bessere Einkaufskonditionen zu erhalten. Die VR Smart Finanz Bank GmbH steht als Mittler zwischen Verband, Einkäufer und Lieferant. Sie übernimmt für ihre Kunden die gesammelte Rechnungsabwicklung und lenkt neben großen Geldmengen auch große Datenmengen zwischen den Parteien hin und her. Lobster_data kümmert sich dabei um den gesamten elektronischen Datenaustausch (EDI).

Zahlreiche Lieferanten übermitteln der VR Smart Finanz Bank Rechnungsdaten. Das System verarbeitet die Posten, prüft sie auf die Richtigkeit und begleicht sie zum gegebenen Zeitpunkt, sendet an Kunde und Lieferant eine Bestätigung. Die Kommunikation zwischen den Parteien läuft vollständig elektronisch ab, sprich über EDI. In diesem Prozess tauschen die IT-Systeme aller Beteiligten große Datenmengen automatisch aus, die manuelle Eingabe durch Mitarbeiter entfällt und damit auch mögliche Fehler.

Normalerweise gehen die Rechnungsdateien als EDIFACT-Nachricht INVOICE bei der VR Smart Finanz Bank ein. Damit das System der Bank die Daten lesen und verarbeiten kann, wandelt eine Middleware sie in das intern gebräuchliche Format um. Empfangsprotokolle und Bestätigungen gehen wiederum im Eingangsformat an Kunden und Lieferanten zurück. Auch hier konvertiert eine Software die Daten. Schleicht sich in diesem Prozess ein Fehler ein – beispielsweise in der Datenübertragung – können schnell hohe Kosten entstehen. Um dies zu verhindern, verlässt sich die VR Smart Finanz Bank auf die Datenmanagement-Software Lobster_data.

Neue Kundenanbindung in fünf Minuten

„Die Kundenanbindung gestaltet sich mit Lobster_data sehr einfach“, berichtet Stefan Keller als IT-Organisator der VR Smart Finanz Bank. „Wir benötigen nur ein Mapping für alle unsere Kunden, neue Anbindungen erledige ich in fünf Minuten. Das macht uns enorm flexibel.“ Die Stammdaten des Partners werden hinterlegt, ein eigenes Mapping für jeden Kunden ist nicht notwendig. „Warum sollten wir mit Hunderten unterschiedlichen Mappings arbeiten, wenn es auch einfacher geht?“

In wenigen Schritten kann ein Profil erstellt werden, Programmierkenntnisse sind dafür nicht notwendig. Keller betont: „Heute können wir auch komplexe Aufgaben selbstständig auf die Beine stellen, wir benötigen keine externen Dienstleister mehr.“ Ungefähr 1.000 Kunden werden bei der VR Smart Finanz Bank derzeit über die Lobster Software versorgt.

Neben der Mapping-Thematik war für die VR Smart Finanz Bank das übersichtliche Monitoring wichtig. Lobster_data sendet umgehend eine automatische Fehlermeldung, etwa per E-Mail oder SMS, wenn beispielsweise ein Format nicht vollständig übertragen wurde. Eine benutzerfreundliche Oberfläche führt schnellstmöglich zur Fehlerursache, die Mitarbeiter können die Störung rasch beheben.

Reduzierte Kommunikationskosten

Ursprünglich sollten mit der Software lediglich die X.400-Teleboxkosten gesenkt werden. „Unser altes System holte die X.400-Nachrichten über ein ISDN-Kabel, jede Mail wurde einzeln abgerufen, uns entstanden extrem hohe Kommunikationsausgaben“, erklärt Keller. „Lobster_data erhält die Nachrichten über eine schnelle Internetverbindung, das verkürzt die Übertragungszeit und reduziert somit den finanziellen Aufwand. Insgesamt konnten wir die Kosten mehr als halbieren.“

Unkomplizierte Umstellung

Trotz der riesigen Datenmengen und komplexen Mappings waren die Profile innerhalb eines Jahres vollständig in das neue System übernommen. Die Umstellung nahmen die Mitarbeiter der VR Smart Finanz Bank weitestgehend selbstständig vor. „Treten doch einmal Fragen auf, liefert das Support-Team von Lobster immer sehr schnell Lösungsansätze“, schildert Keller.

Zeit ist Geld. Deshalb ist gerade im Tätigkeitsfeld der VR Smart Finanz Bank zuverlässige Kommunikation so wichtig. „Wir haben verschiedene Produkte getestet. Lobster_data war am günstigsten, am bedienerfreundlichsten und deckt unsere Anforderungen bis heute optimal ab“, resümiert Keller zufrieden.

VR SMART FINANZ BANK GMBH

Weitere Anwendungsbeispiele finden Sie auf unserem Blog.