EIN UNTERNEHMEN EXPANDIERT – DIE IT IST VORBEREITET

EIN UNTERNEHMEN EXPANDIERT – DIE IT IST VORBEREITET

EDI-Software Lobster_data ermöglicht weltweite Kommunikation in der Fashion-Branche

Egal ob in Deutschland, China, Russland, Spanien oder Ägypten – die Mode der großen europäischen Labels ist gefragt. Die Big Player der Branche besitzen weltweite Vertriebsstrukturen, die sie bei wachsender Nachfrage weiter ausbauen. Um die reibungslose Kommunikation mit globalen Kunden und Lieferanten sicher zu stellen, sorgt die Software Lobster_data für einen zuverlässigen weltweiten Datenaustausch – so auch bei dem internationalen Fashion- und Lifestyle-Unternehmen Gerry Weber.

Gerry Weber tauscht mit seinen Partnern Informationen auf elektronischem Weg aus – sprich via EDI. Dabei bedient sich jeder Akteur unterschiedlicher Formate. Ein spanisches Kaufhaus nutzt beispielsweise andere Datenstrukturen als ein Department-Store aus Hong Kong. Damit die IT-Systeme von Gerry Weber eingehende Dokumente unabhängig vom Dateiformat lesen können, muss eine Software sie konvertieren. Erst dann kann das ERP-System die Information verarbeiten. Umgekehrt müssen ausgehende Daten in Formate umgewandelt werden, die die Geräte der Empfänger erkennen.
Die Herausforderung: Das deutsche Modeunternehmen wächst weiter, kontinuierlich kommen Schnittstellen zu externen Systemen hinzu. Besonders verzwickt wird es, wenn neue Partner aus Regionen wie Asien oder Russland angebunden werden. Hier kann sich die IT-Abteilung keiner EDI-Standard-Formate bedienen. Doch eine internationale Expansion erfordert, auch mit unkonventionellen Datenstrukturen umzugehen. Deshalb setzt Gerry Weber seit einiger Zeit die EDI-Software Lobster_data ein.

Von 10.000 Workflows auf unter 100

„Unser Altsystem stieß an seine Grenzen“, erklärt Marc Kollinger, Mitarbeiter in der Abteilung EDI/eCommerce von Gerry Weber. „Mit der neuen Software können wir flexibel auf unterschiedlichste Formate reagieren, Protokolle wie SFTP mühelos bedienen und WebService- Schnittstellen ohne Programmieraufwand rasch erstellen.“
Moderne Protokolle wie SFTP oder AS2 musste Gerry Weber früher über eine Drittlösung realisieren, die nicht integriert war. „Lobster bündelt alle Anforderungen unter einer Oberfläche“, erzählt Florian Mair, Projektmanager bei Lobster. Lobster_data enthält im Standardpaket über 4.000 Vorlagen für Schnittstellen zu ERP-Systemen (EDIFACT, SAP, IDOC, VDA, ANSI X.12 etc.) und unterstützt alle gängigen Protokolle zum Datenaustausch (FTP, SFTP, OFTP, OFTP2, AS2, X.400 etc.).

Zudem kann die IT-Abteilung einzelne Nachrichtenarten kundenunabhängig nutzen. Der Klient wird mit seiner Referenznummer einfach im System angelegt und freigeschaltet. „Früher bestand für jeden Kunden und jeden Lieferanten ein einzelner Workflow – insgesamt arbeiteten wir mit 10.000 unterschiedlichen. Heute sind es weniger als 100“, berichtet Michael Wohlgemuth, ebenfalls Mitarbeiter in der Abteilung EDI/eCommerce.

Umgang mit „exotischen“ Formaten

Durch die internationale Expansion des Modeunternehmens, etwa nach Asien und Russland, muss es vermehrt mit bisher ungewohnten Formaten umgehen. Der Mapping-Prozess des Altsystems war jedoch eine Black-Box, die IT-Mitarbeiter von Gerry Weber konnten komplizierte Anbindungen nicht selber tätigen. Deshalb musste ein externer Dienstleister bestellt werden, was häufig lange Wartezeiten mit sich brachte. Mit dem Lobster-System ist eine Erweiterung in JAVA möglich, um nicht standardisierte Formate zu integrieren. „So können wir auch unkonventionelle Profile jederzeit selber erstellen und unabhängig von externen Dienstleistern operieren“, betont Kollinger. „Außerdem bleibt das Prozesswissen im Haus. Die strukturierten Abläufe und das transparente Mapping erleichtern und beschleunigen die Anbindung von neuen Partnern und wir können die Anforderungen unserer Kunden zeitnah umsetzen.“

Der Datenaustausch muss einwandfrei funktionieren, deshalb war für die IT-Abteilung von Gerry Weber das strukturierte Monitoring durch die Lobster-Software ein wichtiger Aspekt bei der Kaufentscheidung. Sendet ein Kunde beispielsweise Informationen mit einem fehlerhaften Feld, konnte es manchmal mehrere Stunden dauern, bis die Störung entdeckt wurde. „Heute schlägt die Software sofort Alarm und wir können Fehler in der Datenübertragung umgehend manuell beheben“, sagt Kollinger. „Wir haben jederzeit einen transparenten Blick auf alle aktiven Prozesse.“

Rechnungsversand via Webservice

Gerry Weber versendet mit der Lobster-Software auch elektronische Rechnungen via Webservice an seine Kunden. Lobster_data beschafft sich aus dem Archiv die vom ERPSystem generierte Rechnung, erstellt automatisch eine E-Mail mit Standardtext und hängt die Rechnung im PDF-Format an – abhängig vom Empfänger entweder im Original oder als Kopie. Der Versand verläuft ausschließlich Maschine zu Maschine. „Auch hier ist die Software absolut zuverlässig“, freut sich Kollinger. Die globale Nachfrage nach Mode scheint noch lange nicht erschöpft zu sein. Neue Partner kommen hinzu, Vertriebsstrukturen werden ausgebaut. Mit der Lobster-Software sind Unternehmen wie Gerry Weber IT-technisch für die Zukunft gerüstet.

GERRY WEBER INTERNATIONAL AG

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