MEHRSPRACHIGE PRODUKTDATENVERWALTUNG MIT LOBSTER_PIM

MEHRSPRACHIGE PRODUKTDATENVERWALTUNG MIT LOBSTER_PIM.

Die Johannes GERSTAECKER Verlags GmbH ist Europas führender Versandhändler für Künstlerbedarf und erwirtschaftet über seine mehrsprachigen Online-Shops und Künstlerfachmärkte in ganz Europa mehr als 55.000 Aussendungen pro Monat. Damit verwaltet das Unternehmen gigantische Datenmengen – von Produktdaten über marketingrelevante Kampagneninformationen, Daten aus Warenwirtschafts- und CRM-Systemen bis hin zu Lieferanten- und Händlerinformationen. Diese komplexen, medienübergreifenden Prozesse im Produktinformationmanagement (PIM) optimiert bei GERSTAECKER die Software Lobster_pim und sorgt dafür, dass sämtliche Daten stets aktuell und fehlerfrei in allen Sprachen verfügbar sind.

In der Vergangenheit waren das ERP-System, die Printproduktion und die Webshops bei GERSTAECKER systemtechnisch voneinander getrennt. Die Shops verfügten über ein eigenes Backoffice, in dem die Produktdaten verwaltet und gepflegt wurden. Aktualisierte Preise wurden aus dem ERP-System exportiert und in jeden Shop importiert. Die Pflege der Produktdaten erfolgte manuell und war somit zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die Marketing-Abteilung übergab an eine Grafikagentur Klebe-Layouts zur Gestaltung und Produktion der Print-Werbemittel, welche manuell aus bestehenden Produktblöcken und Scribbles für die neuen Produkte zusammengesucht wurden. Die Erarbeitung der benötigten Inhalte (Abbildungen, Grafiken, Texte, Logos etc.) und der Korrekturprozess nahmen viel Zeit in Anspruch.

Produkttexte und -abbildungen für Print und Web wurden separat voneinander gepflegt: Die Print-Texte in Layout-Dateien, die Webtexte im Shop-Backoffice. Abstimmungen erfolgten auf Zuruf, Irrtümer waren nicht auszuschließen. Bildmaterial wurde ohne automatischen Abgleich auf diversen Bildservern in Deutschland und Frankreich abgelegt und gepflegt.

Bei der Umstellung auf ein professionelles PIM-System war eine wesentliche Forderung von GERSTAECKER, dass das zentrale ERP und die Verwaltung aller Produktinformationen am Firmenhauptsitz in Eitorf angesiedelt sein sollten. Die Mitarbeiter der französischen und englischen Niederlassungen sollten in Zukunft auf diese zentralen Daten zugreifen. Darüber hinaus waren die Umstellung der Websites für D-A-CH, Frankreich und Großbritannien sowie der Aufbau zielgruppenspezifischer Websites für Deutschland und Frankreich geplant.

Ziel der Umstrukturierung:

• Aufbau eines effizienten, übersichtlichen Systems zur zentralen, mehrsprachigen Verwaltung aller Marketing-Produktdaten mit automatischem Abgleich zum bestehenden Warenwirtschaftssystem Navision
• Zentrale Steuerung der Werbemittelproduktion
• Gemeinsame Nutzung der Kampagnen-Daten in Web und Print
• Automatischer Datenabgleich mit Lieferanten und Handelsplattformen
• Wartung und Erweiterung des Systems durch die eigene IT-Abteilung

Die Anforderungen:

• Zentrale Pflege der Produktdaten (für alle Sprachen und Ausgabekanäle) mit der Möglichkeit des gegenseitigen Abgleichs.
• Zentrale Zusammenstellung aller Werbemittel. Webshops und Print-Werbemittel werden dabei datentechnisch gleich behandelt, d. h. EINE Aktion ist ausreichend, um den Webshop und die Produktion des entsprechenden Print-Werbemittels zu bedienen.
• Werbemittel-Rumpfdaten werden in der Warenwirtschaft angelegt und automatisch ins PIM übernommen. Die im PIM zusammengestellten Aktions-Produktdaten werden ihrerseits automatisch an die Warenwirtschaft zurückgegeben.
• PIM ersetzt weitestgehend das Webshop-Backoffice. Nicht nur in Bezug auf die eigentlichen Produktdaten, sondern auch zur Verwaltung von Kampagnen-Daten.
• Alle Mediendaten (Abbildungen, Datenblätter, Texte, Videos etc.) stehen zentral zur Verfügung. Ziel dabei ist, nur noch eine Master-Abbildung vorzuhalten, aus der alle medienspezifischen Formate automatisch abgeleitet werden. Alle Niederlassungen greifen zentral auf diese Daten zu und müssen keinen lokalen Datenpool mehr pflegen.
• Konfigurierbarkeit durch die eigene IT- Abteilung.

Die Umsetzung mit Lobster_pim

Zur Realisierung dieses umfassenden Projekts testete GERSTAECKER die Produktinformations-Management-Lösungen verschiedener Anbieter und entschied sich für Lobster_pim – die integrierte PIM-Lösung der Lobster Gruppe. Gründe hierfür waren die Erfüllung aller Anforderungen zu einem angemessenen Preis sowie eine problemlose Einbindung der vorgeschlagenen Lösung in die vorhandene IT-Systemlandschaft. „Wir haben keinen anderen Anbieter am Markt gefunden, der unsere komplexen Anforderungen so vollständig und dabei relativ kostengünstig umsetzen konnte“, kommentiert Susan Göttsche, Projektleiterin und IT-Entwicklungsleiterin bei GERSTAECKER. „Ausschlaggebend bei der Entscheidung für Lobster_pim war auch der sichere Umgang von Lobster mit verschiedensten Datenströmen – selbst über die Grenzen unseres Unternehmens hinweg.“

Diese Sicherheit gewährleistet Lobster_data als Middleware oder Konverter in Lobster_pim. Über die Datenmanagement-Software lassen sich beliebige Daten in das PIM übernehmen sowie an andere IT-Systeme übergeben. Hier geht es um die Datenübernahme von zum Beispiel Lieferanten und Handelsplattformen sowie um die Übergabe von Daten an Preisvergleichsplattformen – auch in andere europäische Länder.

Der Nutzen

Mit Lobster_pim verfügt GERSTAECKER über ein zentrales System, in dem sämtliche Informationen verwaltet werden. Das bringt Übersichtlichkeit und Transparenz bei der Datenpflege und gewährleistet eine konsistente Datenhaltung. Zudem profitiert man von einer drastischen Aufwandsreduzierung für Abstimmung, Datenabgleich und Korrekturen. Das zeigt sich auch bei der Vorbereitung von Werbemitteln: Die Grafikagentur nimmt nur noch eine Anpassung und Reinzeichnung der Groblayouts vor, die die Marketing-Abteilung von GERSTAECKER als InDesign-Dateien liefert. Aufwändige Korrekturphasen entfallen dank automatischer Aktualisierung der Inhalte, der Funktionsumfang der Webshops konnte erweitert werden – bei gleichzeitiger Vereinfachung der Pflege. Die frei gewordenen Ressourcen stehen dem Unternehmen für neue Aufgaben zur Verfügung!

JOHANNES GERSTAECKER VERLAG GMBH

Weitere Anwendungsbeispiel finden Sie auf unserem Blog.