E-Invoicing – das elektronische Ausstellen, Versenden und Empfangen von Rechnungen – ist in vielen Ländern der EU nicht nur zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government, B2G) vorgeschrieben, sondern setzt sich auch in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) und Endkunden (Business-to-Customer, B2C) immer stärker durch. Im Dezember 2022 hat die EU-Kommission dieser Entwicklung Rechnung getragen und unter der Bezeichnung „VAT in the Digital Age (ViDA)“ eine Richtlinie vorgelegt.
DIE ViDA-INITIATIVE DER EU-KOMMISSION.
Ergänzend zur geltenden E-Invoicing-Richtlinie 2014/55/EU legt die Europäische Kommission in ihrer ViDA-Initiative folgende Ansatzpunkte zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems in der EU vor:
- Stärkere Standardisierung des E-Invoicing-Systems für die Einreichung digitaler Rechnungen und Informationen zur Mehrwertsteuer
- Weitere Harmonisierung der unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Systeme innerhalb der EU und Unterstützung beim Ausbau von E-Invoicing auf nationaler Ebene
- Änderung der Mehrwertsteuerbestimmungen für digitale Plattformen im Bereich Personenbeförderung und Kurzzeitvermietung, denn in letzter Instanz sind die Plattformbetreiber – und nicht die eigentlichen Diensteanbieter – verantwortlich für das korrekte Erheben und Abführen der Plattform-generierten Mehrwertsteuer
- Erleichterungen für kleine und mittelständische Unternehmen im Hinblick auf die Kenntnis und den Umgang mit geltenden EU-Mehrwertsteuerregelungen
- Verfügbarkeit eines One-Stop-Shop (OSS) zur Vermeidung von Mehrfach-Registrierungen und Durchsetzung einer nur einmaligen Registrierung für alle grenzüberschreitend tätigen Unternehmen in der EU.
Die bereits in der vorherigen Richtlinie genannten Kernelemente für elektronische Rechnungen bleiben bestehen. Dazu zählen: Kennung der Rechnung, Zeitraum der Rechnung, Benennung von Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger und Steuervertreter des Verkäufers, Auftragsreferenz, Lieferdetails, Art der Zahlungsausführung, Angaben von Zu- oder Abschlägen, Aufschlüsselung der einzelnen Zeilenposten der Rechnung, Gesamtbetrag der Rechnung und das gesonderte Ausweisen der Mehrwertsteuer.
Bestehen bleibt auch die E-Invoicing-Norm EN16931 des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und die Möglichkeit für EU-Mitgliedsstaat eigene Spezifikationen – die Core Invoice Usage Specification (CIUS) – zuzulassen beispielsweise:
· ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland
· Factur-X in Frankreich
· XML-Format der Zoll- und Steuerbehörde NAV in Ungarn
· FatturaPA in Italien
· Facturae in Spanien
· XML-Format und FA(2) in Polen
Ab dem 1. Januar 2024 müssen digitale Rechnungen für alle Etappen des E-Invoicing in einem strukturierten Format verfügbar sein.
VORTEILE FÜR GEMEINWESEN UND UNTERNEHMEN.
Wie bereits angeführt, verfolgen sowohl die EU-Kommission als auch die Mitgliedstaaten mit E-Invoicing den Zweck, das Anlegen, Übermitteln, Empfangen und Auswerten von Mehrwertsteuerinformationen zu standardisieren sowie fiktive Leistungsketten und Steuerbetrug zu unterbinden. Der digitale Fakturierungsprozess sollte aber nicht nur als lästige Pflicht verstanden werden, sondern bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich:
Erhebliche Einsparpotenziale
Digitales Rechnungsmanagement senkt die Ausgaben im Vergleich zum papiergestützten Prozess: Kosten für Material, Druck, Porto und Verarbeitung entfallen. Dank zuverlässig planbarer Zahlungsfristen können – per Skontoregelungen – Ersparnisse generiert werden. Der Aufwand sinkt zudem dadurch, dass elektronisch erstellte Rechnungen selten Eingabefehler aufweisen und damit weniger Korrekturschleifen durchlaufen müssen, sich Prozesszeiten generell verkürzen und weniger Personalressourcen binden.
Höhere Datenqualität
Durch die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten steigt deren Qualität und somit die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmen gegenüber Steuerbehörden und Geschäftspartnern. Forderungen und Verbindlichkeiten sind zuverlässig berechenbar, Finanz-Analysen werden aussagekräftiger. Nutzen Unternehmen im Rahmen ihres E-Invoicing das EU-weite Netzwerk für elektronische Beschaffung Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL), wird im Gegensatz zum E-Mail-Austausch die Zustellung der Rechnung mit einer Empfangsbestätigung dokumentiert. In Polen übernimmt diese Aufgabe das nationale Datenaustauschsystem Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Verbesserter Cashflow
Mithilfe von E-Invoicing können Unternehmen Rechnungen in Echtzeit verfolgen. Dieses lückenlose Monitoring führt zu einer besseren Lenkung der Finanzströme und letztlich zu mehr Liquidität im Unternehmen. Die Investition in E-Invoicing-Software amortisiert sich dank optimierter Prozesse, geringerem Personalaufwand und reduzierter Fehlerquote zumeist in weniger als einem Jahr.
Auch Lobster bietet im Rahmen seiner Software Lobster_data E-Invoicing-Lösungen an. Zusätzlich können Sie Lobster_pro für Ihren individuellen Fakturierungsprozess (Anlage, Bearbeitung und Auswertung von Rechnungen) nutzen und erfüllen so nicht nur die Schnittstellenvorlage, sondern schaffen – als Grundlage für erfolgreiches Controlling – auch Transparenz nach innen. Unterstützt wird zudem der PEPPOL-Standard sowie – über ein Profilpaket zu dessen API – die Zusammenarbeit mit dem als PEPPOL Access Point zertifizierten Lobster Partner Storecove. Das Profilpaket für Polen ermöglicht die Anbindung an die dortige nationale Plattform KSeF.
